Vivantes はドイツで最大規模のヘルスケア・サービスを提供している病院グループであり、年間 20 万人の患者数を数えます。職員は約１万 5,000 人で、10 億 EUR 以上を売上げています。グループには病院は 9 施設、100 以上のクリニックが含まれ、ベ ッド数は 5,540 床です。 

入院から退院までグループ施設のすべてにわたり、SAP を使いコントロールしていましたが、リスク早期発見のために KPI 立案システムの開発ニーズがあがりました。 

これまで 400 ものグループの計画立案は Excel で行っており、コントローリング部は Excel シートを配布しながら予算計画をまとめ損益計算書を経営委員会に提出していました。詳細報告が求められ、その都度対応していましたが、時間がかかり費用もかかる作業でした。 

“非常に複雑な計算式を組み込んだ Excel で忙殺され、複雑な予算立案プロセスは Excel で数 100 メガの容量になっていました。ファイルを開くだけでも数分もかかる始末でした。” （コントローリング部 Marion Seidenstucker 氏の弁） 

コントローリング部が Excel シートを回収・集計し、人手をかけて毎年当局への報告書を作成していました。SAP では予算計画は自動的にアップデートされないため、度々マニュアルでチェックしていました。計算式やリンクのエラー、質の悪いデータ、古い予算立案シートの更新などは頭痛の種でした。 

“会社の成長に伴い、データ量は増え、複雑化しています。Excel だけでは経営委員会に有益な報告は不可能です。” 

Vivantes は自動的にデータを仕分けし、モデル化し、連結し報告ができる新しいソリューションを必要としていました。目的はグル ープ全体にわたりデータを一元化し、透明性を確保することでした。Marion らは Jedox は計画立案プロセスを合理化できるとツ ールであると評価し、経営委員会に提案し導入が承認されました。 

“要求仕様で重要なことは、応答が速いこと大容量のデータでも処理できることであり、Jedox はこれに応えてくれました。” 

Jedox はパーフォーマンスが高いうえ、Excel を使っているような使い易いインタフェースもまた決定要因でした。SQL データベースにアクセスするために IT 部門を煩わすこともありませんでした。さらに、Jedox を短期間で導入でき、費用対効果もありました。 Jedox は既存の IT 基幹システムと容易に統合でき Vivantes の SAP にも自動的に接続できるようになりました。 

プロジェクト・チームは事前に仕様や目標を共有しました。Vivantes プロジェクト・チームは定期ミーティングで仕様を何度も見直しました。Jedox のデザインに直ちに反映させることができ、その結果ニーズに合ったソリューションを開発することができました。IT 部門はハードウエアと SAP データのセキュリティ確保に尽力していただきました。 

Jedox とパートナー会社である Zerfass は Vivantes に素晴らしいソリューションを提供しました。 

“Vivantes からはたった一名の社員が参加しただけで Jedox によるソリューションを作り上げたことに感銘を受けました。導入作業は集中して行われ、負担は軽かった。” 

Jedox の導入は 13 の関連施設、多数の基幹システム、ユーザアクセス権限付与手順が含まれています。Jedox アカデミーによる社内研修ではユーザーが動機付けられ、またソリューションが手直しされました。
Jedox の迅速で機動的な導入プロセスにより Vivantes グループにとって財務計画が分かりやすいものになりました。正確な実績データにアクセスできることで、ユーザは重要な計画数値を Jedox へ簡単にかつ自主的に入力していました。彼らはプロセスや自分たちが扱う数値をよく理解しているのです。コントローリング部門はリスクやワークフローを管理できるようになり仮説を検証するためにバージョンやシナリオを変えていました。Jedox Web ではワークフローが直感的に使えるようなメニューが用意されています。

Jedox は Vivantes の基幹システムとシームレスに統合しています。Jedox は業務関連データをフォーマットを維持したままで自動的に取り出しているので、一貫性が保たれています。また、Jedox のデータ統合機能により他の外部データも自動的に取り込むことができます。 

簡単なアドミン機能またレスポンスの速さにより、パワーユーザは本来の仕事に時間をかけることができます。Jedox では職員配置、全施設の P&L、貸借対照表やキャッシュフローも統合した画面で一覧できます。 

Vivantes のコントローリングや経営企画のスタッフはアクセス権限が付与された個所を Jedox で毎日アクセスしています。 Marion さんは Jedox の拡張性について次のようなコメントをしています。 

“以前は、400 ほどの経営計画モデルがありシステムにかなりの負担がかかっていました。しかし、Jedox を使うことにより900 ものグループまで拡張しました。” 

Jedox によりリアルタイムで重要な KPI がモデル化されました。また、データが自動的に統合され、調査・比較・評価が Excel、 Office、Web やモバイル端末で行われています。 

“Jedox のドリルダウン機能により、データはどこから取り出され、誰が何故入力したかがわかるようになりました。” 

Jedox が成功裏に導入されてから、Vivantes はさらに Jedox を拡張しました。グループ施設のシミュレーション・プロセスを再設計し、360 度の観点から評価できるようにしました。 

Vivantes Jedox 導入の経緯